Hva er en frist?
En frist setter primært én eller flere tidsbegrensninger for kjøpernes mulighet til å velge og signere på tilvalg. Det er også mulig å opprette generelle frister som ikke har med tilvalg å gjøre.
- Det må være definert minimum én frist i prosjektet for at det skal være mulig å koble tilvalg til prosjektet.
- Fristen(e) vil vises i boligkjøpers Oversikt-fane, samt over fristens tilhørende tilvalgsgruppe.
- Tilvalg knyttet til en frist vil ikke være mulig å signere etter klokken 23.59 samme dato som fristen er satt til.
- Du kan huke av for at en frist også skal brukes som frist for å forespørre endringsmeldinger.
Opprett og administrer frister
Navigering: Tilvalg → velg prosjekt → Prosjekt → Innstillinger → Frister
For å opprette en ny frist, trykk på Legg til en frist + og fyll ut:
- Frist navn – f.eks. «Frist kjøkken» eller «Frist tilvalg hybel»
- Frist Dato – siste dato kjøper kan signere
- Beskrivelse (valgfritt)
- Huk av dersom fristen også skal gjelde for endringsmeldinger
Fristen du ønsker å benytte for tilvalg velges når du knytter en produktgruppe til prosjektet.
Om det er flere frister anbefales det å definere én frist av hver type. Eksempelvis én for badekabin, én for kjøkken og én for generell tilvalgsfrist. Ikke lag én tilvalgsfrist for Byggetrinn 1 og en annen for Byggetrinn 2 – dette vil komplisere oppsettet i Rubus.
Redigere frister for enhetsgrupper og etasjer
Admin kan sette ulike fristdatoer per enhetsgruppe og/eller etasje. Dette er nyttig dersom ulike deler av prosjektet har forskjellige frister.
For å redigere: Trykk på de tre prikkene (⋮) tilhørende den aktuelle fristen → velg Rediger frister for enhetsgrupper og etasjer.
I dette vinduet ser du en tabell med følgende kolonner:
Kolonne | Forklaring |
Aktivert ✅ | Styrer om fristen (og dermed fristvarsler) er aktiv for denne enhetsgruppen/etasjen. En avhuket rad betyr at fristen er synlig og varsler sendes til alle enheter i gruppen. |
Enhetsgruppe / Etasje | Viser hvilken gruppe eller etasje raden gjelder. |
Frist dato | Dato for fristen. Grå = arvet fra overordnet. Hvit med dato = overstyrt for denne gruppen/etasjen. |
Redigert | Viser «Ja» dersom datoen er overstyrt fra standardfristen. |
Meny (⋮) | Gir mulighet til å tilbakestille en overstyrt frist til standardverdien. |
Viktig: Overstyringer (egne datoer for enhetsgrupper/etasjer) vil ikke oppdateres automatisk dersom du senere endrer den generelle fristen. Egne frister må enten tilbakestilles eller endres separat.
Hva betyr «Aktivert»?
«Aktivert» er den viktigste bryteren for å styre hvilke enheter som mottar fristvarsler.
Systemet fungerer slik:
- En frist sender varsler til alle enheter der fristen er aktivert (avhuket ✅) – uavhengig av om den enkelte enhet har tilvalg knyttet til den spesifikke fristen.
- En enhet som tilhører en aktivert enhetsgruppe, vil motta fristvarsler selv om den ikke har noe å velge under denne fristen.
- En enhet vil ikke motta varsler på en frist dersom fristen er ikke aktivert (ikke avhuket) for dens enhetsgruppe eller etasje.
Eksempel: Du har fristen «Frist tilvalg hybel» som kun gjelder noen få hybelenheter spredt i bygg C2, C3 og C4. Dersom du aktiverer fristen på hele enhetsgruppen C2, vil alle enheter i C2 motta fristvarsler – også de som ikke har hybeltilvalg. For å unngå dette må du enten:
- Kun aktivere fristen på de etasjene der hybel-enhetene faktisk finnes, eller
- Strukturere enhetsgruppene slik at hybel-enheter og ordinære enheter ligger i separate grupper eller etasjer (f.eks. «Etasje 2» og «Etasje 2 (hybel)»).
Skjule en frist for enkeltenheter
Merk at det ikke er mulig å skjule eller deaktivere en frist på enkeltenhetsnivå – kun på enhetsgruppe- og etasjenivå. Dersom du har et behov for å differensiere innad på en etasje (f.eks. noen enheter på etasje 2 skal ha fristen, andre ikke), må strukturen på enhetsgruppene eller etasjene tilpasses deretter.
Vis boliger med overstyringer
I vinduet for redigering kan du huke av for Vis enheter med overstyringer øverst. Da får du en rask oversikt over enkeltboliger som eventuelt har egne frister som avviker fra gruppe/etasje-innstillingen.
Fristvarsler
Fristvarsler brukes til å sende automatiske beskjeder via e-post 📨 og/eller SMS 📲 til kjøperne om at en frist er på vei til å gå ut eller har gått ut. Automatiske fristvarsler vil ikke ivareta all oppfølging av kjøpere – dette er kun et hjelpemiddel for å gjøre oppfølgingen enklere.
Opprett et fristvarsel
For å opprette et nytt fristvarsel: Trykk på Legg til fristvarsel, huk av for e-post og/eller SMS, og sett ønsket antall dager FØR eller ETTER fristen varselet skal sendes.
Hvem mottar fristvarsler?
Fristvarsler sendes til alle inviterte kjøpere 👨👩👧👦 på enheter 🏘️ der fristen er aktivert ☑️. Det er viktig å forstå to scenarioer:
Scenario 1 – Fristen har tilvalg knyttet til enheten:
Varselet sendes kun til kjøpere med usignerte tilvalg under denne fristen.
Scenario 2 – Fristen er synlig (aktivert) for enheten, men ingen tilvalg er knyttet til den:
Systemet tolker dette som en generell frist (tilsvarende f.eks. en kjøkkenfrist uten spesifikke valg). Varselet sendes likevel til kjøperen.
Konsekvens: Dersom en frist er aktivert for en enhetsgruppe, men kun noen av enhetene faktisk har tilvalg under fristen, vil alle enhetene i gruppen motta fristvarsler. For å unngå dette, se avsnittet om «Aktivert» ovenfor og tilpass strukturen på enhetsgruppene.
Antall fristvarsler
Det sendes ett varsel per oppsatt frist i prosjektet per kjøper. Med mange aktive frister kan dette fort bli mange varsler. Det anbefales å:
- Begrense antall frister til det som faktisk er nødvendig. Én frist per type (kjøkken, bad, generelt/øvrige tilvalg) er som regel tilstrekkelig.
- Begrense antall fristvarsler per frist – tenk nøye gjennom hvilke tidspunkter som gir verdi for kjøper.
- Bruke «Aktivert»-bryteren aktivt: Deaktiver fristen for enhetsgrupper der den ikke er relevant, slik at unødvendige varsler ikke sendes.
Best practice ved mange frister: Dersom prosjektet har mange frister (f.eks. 5 eller flere), bør du ta en gjennomgang av hvilke enhetsgrupper og etasjer som faktisk er relevante for hver frist – og deaktivere de som ikke er det. En strukturert gjennomgang av «Aktivert»-statusen per frist er særlig viktig i prosjekter med kompleks enhetsstruktur.
Powered by