Møter – innkalling og oppfølging av boligkjøpere

Møter-funksjonen lar deg sende formelle møteinvitasjoner til boligkjøpere direkte i Rubus – typisk til forbefaring, overtakelse og 1-årsbefaring, men også til f.eks. velkomstmøter eller tilvalgsmøter med spesifikke leverandører.

ℹ️ Møter er en tilleggsfunksjon som må aktiveres av Rubus på prosjektet ditt. Kontakt din kontaktperson i Rubus for å få det skrudd på.

Hvor finner du Møter?

Når funksjonen er aktivert, finner du Møter nederst i venstremenyen i Tilvalg-modulen.

Funksjonen kan gjøres tilgjengelig for kjøpere i:

Tilvalgsmodulen (før innflytting) og/eller

Ettermarkedsmodulen (etter innflytting)

Dette styrer du under Prosjekt → Innstillinger → Funksjonaliteter.

Slik setter du opp Møter – steg for steg

Møter-siden har to faner: Møtetyper og Møteoversikt. Du starter alltid med å opprette en møtetype.

Steg 1 – Opprett en møtetype

Gå til fanen Møtetyper og opprett en ny type, f.eks. Forbefaring eller Velkomstmøte.

For hver møtetype kan du velge:

Trenger bekreftelse – legger til en «Bekreft»-knapp på invitasjonen kjøperen mottar

Lås bekreftelse X dager før – kjøper kan ikke bekrefte etter dette tidspunktet

Send påminnelse X dager før – sender automatisk en påminnelses-e-post

Steg 2 – Legg inn møtetidspunkter (Møteoversikt → Oversikt)

Gå til Møteoversikt, velg møtetypen din i nedtrekksmenyen, du viser nå fanen Oversikt.

Her ser du alle enheter i prosjektet med tilhørende kjøpere. Fyll inn dato og tidspunkt manuelt per enhet.

Du vil også se invitasjonsstatus (sendt, bekreftet, utløpt) her etter utsendelse.

Denne siden har også en multi-select funksjon hvor du kan sende ut påminnelser (purrebrev), bekrefte møtetidspunkter som admin (på vegne av kjøper), eksportere listen til excel og generere en PDF av invitasjonene (en side pr invitasjon).

Merk; det er ingen måte å legge inn samme tidspunkt på flere enheter samtidig pr i dag dessverre.

Steg 3 – Konfigurer innkallingen (Oppsett)

Gå til fanen Oppsett og fyll inn:

Nøkkelinformasjon – hva som inkluderes i brevet (kjøpernavn, enhetsnavm, møtetidspunkt, etc.)

Tilknytt ekstra møtetidspunkter (valgfritt) – nyttig hvis du vil sende innkalling til f.eks. både forbefaring og overtakelse i én utsendelse

Logo (i brevet legger hovedlogo legger seg til venstre og ekstralogo seg til høyre)

Avsenderinformasjon – bedriftsnavn, adresse, org.nr. og evt. annet.

Varsel – hvordan kjøpere varsles (dukker opp som en oppdatering notifikasjon inne i løsningen + det sendes ut en dedikert epost som også inneholder en bekreft-knapp, hvis denne er slått på)

Møtekort for kjøpere – møtekortet vises på kjøpers side i Rubus (legg til bilde og evt overordnet info - hvis brevet står alle detaljene/ alt. benytt dette feltet istendn for brev hvis infoteksten er veldig kort).

Steg 4 – Skriv brevet (Brev)

Under fanen Brev fyller du inn:

Tittel og brødtekst for invitasjonen

Kontaktperson og e-post (valgfritt)

Dette er innholdet kjøperen ser når de åpner PDF-invitasjonen sin.

Steg 5 – Send invitasjonene (Forhåndsvisning)

Gå til Forhåndsvisning for å se hvordan utsendelsen ser ut. Klikk på den gule knappen «Legg til enheter og send invitasjoner».

Du får da opp en liste over alle boligene. Det er nå mulig å huke av de enhetene som har fått tildelt et tidspunkt, og trykk Send.

Hva skjer hos kjøperen?

Kjøperen mottar en invitasjon under Møter i sin venstremeny i Rubus-portalen (ett oppslag per møtetype). De ser:

Tittel, tidspunkt og varighet

Et bilde og en beskrivelse

En lenke kalt «Invitasjon» som åpner en PDF med brevet du skrev

Hvis du aktiverte bekreftelse, har kjøperen en «Bekreft»-knapp de kan trykke én gang.

Tid til invitasjonen utløper

Hvis kjøperen ikke kan møte på det foreslåtte tidspunktet, vil de typisk ta kontakt via Meldinger i portalen for å avklare et nytt tidspunkt. 🔉

Vanlige bruksområder

Møtetype	Prosjetfase/Modul
Velkomstmøte / infomøte	Tilvalg
Eget tilvalgsmøte med leverandør	Tilvalg
Forbefaring	Befaringer
Overtakelse	Befaringer/Ettermarked
1-årsbefaring	Befaringer/Ettermarked

🤝 Møter