Hvordan laste opp eksterne avtaler i Rubus - UE
Denne siden forklarer hva eksterne avtaler er og hvordan de lastes opp i Rubus.
Hva er en ekstern avtale?
Selv om de fleste kundetilvalg gjøres via den digitale løsningen, hender det at kunden trenger mer hjelp eller ønsker noe utenom det vanlige. Da kan det være aktuelt med egne møter direkte mellom deg som leverandør og kunden.
Dette kalles en ekstern avtale – en avtale med tilbud til kunden som kan lastet opp i Rubus i etterkant. Dette er viktig for å samle at på ett sted, samt at alle ordrelinjene gjenspeiler den totale leveransen ut mot kunde.
Eksterne avtaler kan også påvirke andre fagområder i prosjektet. For eksempel: – Hvis kunden ønsker en ovn i høyskap, kan det kreve en ekstra stikkontakt (elektriker). – Større dusjdører kan kreve justering av fall (rørlegger eller flislegger).
For å sikre god flyt og unngå misforståelser mellom fag, er det derfor avgjørende at du registrerer avtalen i Rubus så snart den er inngått. Du kan laste opp et signert dokument eller får kunde til å signere via Rubus.
Laste opp en ekstern avtale
For å laste opp en ekstern avtale så må du laste den opp på den boligen som avtalen gjelder for:
Boliger - finn boligen det gjelder og trykk deg inn via bolignavnet - velg fanen Eksterne avtaler - Last opp ekstern avtale +
Føler stegene for å opprette en ekstern avtale.
Avtaleinformasjon 1/3
Velg først avtaletype, og gi den et navn. Navnet på avtalen vil bli med på romskjema og på eksporter (ordrelinjer).
Her må en også legge ved selve avtalen 📄 + eventuelle andre relevante dokumenter. Dra-slipp PDF filen inn eller trykk i det stiplede feltet for å åpne lokal mappestruktur. En kan velge synlighet på dokumentet på avhukingene under, der det er behov for det:
Markert som sensitivt: Bare synlig for adminbrukere i Rubus, kollegaer i ditt selskap og kjøpere på denne spesifikke boligen. Dette kan eksempelvis være avtaler som inneholder priser som en ikke ønsker å vise til andre fag. Skjul for kjøper: Dokumentet blir skjult for kjøper, men synlig for andre. Dette kan eksempelvis være målsatte tegninger som kan være relevant for andre fag, men som en ikke ønsker å vise til kjøper.
Prising 2/3
Legg ved prising av avtalen.
- Beskrivelse - Denne vises i romskjema og eksporter.
- Kategori - Her har du kun tilgang kategorier innen ditt tildelte fagfelt.
- Pris - Normalt sett pris uten MVA og Påslag
- Påslagsoppsett. Her har du kun fått tilgang til relevante påslagsoppsett. Normalt sett vil det bare vises et her, men det kan være tilgjengeliggjort flere for deg ved behov.
- Pris - Dette er pris til kunde. Hold musepekeren over summen for å se utregningen.
- Tag - legg til romtag for at romskjema skal bli oversiktlig og korrekt.
Vedrørende påslag: Sjekk med oppdragsgiver hvordan priser skal legges inn i prosjektet, men som regel er det priser uten MVA og påslag.
Kontroller at prisen på høyre siden og summene stemmer med det kunden er blitt presentert. Hver rad som legges til lager en egen ordrelinje tilhørende denne avtalen. Det er kun sluttsummen som vises til kunden.
Flere deltakere 3/3
Ved behov kan du inkludere andre fag i denne avtalen, og legge inn en melding. Dersom det er mer enn 1 deltager vil det opprettes en åpen endringsmelding slik at andre fag kan legge sine priser.
NB! dette vil kreve ny signatur av kjøper i Rubus. Er det ikke behov for dette så la den egen avhuking stå om den er.
Når du er ferdig, så trykker du på Lagre. Avtalen går nå til gjennomgang hos en administrator ➡️
Rediger opplastet avtale og endringer på avtaler i etterkant
Før avtalen godkjennes 🟠
Før din opplastede avtale godkjennes og sendes ut til kjøper så har du mulighet til å redigere Prisforklaring (ordrelinjene), vedlegg (slett / legg til ny), og evt Foreslåtte deltakere (legge til andre fag).
Etter avtalen er godkjent 🟢
Du kan ikke lenger redigere noen av elementene i avtalen men det er tre andre måter man kan få korrigert en avtale på, som allerede er godkjent:
Tilbakekalle Avtale
Admin i prosjektet kan tilbakekalle avtalen slik at det kan prises på nytt og eventuelt legges ved nye vedlegg. Dette vil da foregå som en endring. Når Admin har tilbakekalt og åpnet denne opp igjen skal du få en oppgave under endringer hvor du da kan prise den på nytt. Merk: Dette vil kreve en ny signatur fra kjøper.
Kansellere den forrige avtalen og laste opp en ny:
Admin kan kansellere den forrige avtalen og laste opp en ny som inneholder all info og priser både for gammel og ny avtale.
Laste opp en tilleggsavtale
Du kan alltid laste opp en tilleggsavtale som omhandler endringer fra opprinnelig avtale på nytt, i en ny avtale. Dette vil ikke kreve noe fra admin før de eventuelt skal godkjenne denne tilleggsavtalen, hvorpå de må evt. kontrollere opp mot tidligere opplastede avtale.
Powered by